En una frase
Abres su ficha, pulsas "Eliminar" (botón rojo) y confirmas. Se borra de forma permanente y no se puede deshacer. Las facturas que la mencionen se conservan 5-6 años por obligación legal. Sus citas pasadas quedan en el historial con el texto "Cliente eliminado" para que tus estadísticas de facturación no se rompan.
Antes de empezar
- Ten claro que es irreversible. No hay papelera de reciclaje ni botón de deshacer.
- Asegúrate de que es realmente ella quien lo pide. Si te llega el aviso por email o un WhatsApp, pero te queda la duda, pídele confirmación (una llamada, un WhatsApp desde su número habitual, una foto de DNI). Es tu responsabilidad como dueña comprobar la identidad — si borras a alguien equivocada, perdiste sus datos.
- Si te ha pedido copia antes de borrar ("mándame mis datos y luego bórrame"), hazlo en ese orden. Mira ¿Cómo exporto mis datos? aplicado a una sola clienta (escríbenos y te pasamos un CSV con lo que tienes de ella).
- Si tiene citas futuras confirmadas, cancélalas antes. Así le llega la notificación de cancelación y no se queda esperando a una cita que ya no va a atender nadie.
Paso a paso
- En el panel, ve a Clientas.
- Busca a la clienta por nombre o teléfono y abre su ficha.
- Revisa que es la persona correcta (foto si la hay, teléfono, email, historial).
- Busca al final de la ficha el botón "Eliminar clienta" (es rojo, bien visible, separado del resto).
- Pulsa. Te pide confirmación.
- Confirma.
Listo. En el listado ya no aparece.
Qué se borra exactamente
- Ficha completa: nombre, teléfono, email, fecha de nacimiento, notas, flags (VIP, problemática, etc.).
- Relaciones familiares (si estaba vinculada a otras clientas como familiar).
- Etiquetas y preferencias.
- Sellos de fidelización pendientes.
Qué NO se borra (y por qué)
- Citas pasadas: el registro se queda, pero el nombre se sustituye por "Cliente eliminado". ¿Por qué? Porque tus estadísticas de facturación y tu contabilidad necesitan saber que ese día a esa hora se prestó un servicio — eso es tu actividad profesional, y es tu dato contable. No es dato personal de ella que se conserve (está anonimizado en el historial).
- Facturas que incluyan su nombre: se conservan 5-6 años por obligación fiscal española. La ley del IVA y la normativa de autónomos nos obligan a ello. Pasado ese plazo, se pueden eliminar. Esto es lo mismo que te pasa con tu gestoría con las facturas de tus proveedores.
- Conversaciones de WhatsApp con ella: se borran automáticamente a los 90 días por política de privacidad (es el ciclo normal). Así que si la borras hoy, los mensajes anteriores a 90 días ya se habrán borrado automáticamente; los más recientes caducarán en el siguiente ciclo.
- Cobros realizados (pagos confirmados): quedan en tus estadísticas agregadas. No se rompen tus ingresos históricos.
Cómo responderle a la clienta
Cuando te escriba pidiéndote el borrado, puedes contestarle algo así:
"Hola [nombre]. Confirmo que he borrado tus datos personales de mi sistema (Waicita). Por obligación legal fiscal española, cualquier factura en la que aparecieras se conserva 5-6 años, como pasa con toda la documentación contable. Tus conversaciones de WhatsApp con nosotras se borran automáticamente a los 90 días por política de privacidad. Un abrazo."
Adapta el tono al tuyo, pero esos 3 puntos (borrado hecho / factura legal / WhatsApp 90 días) son los datos concretos que le transmites.
Casos frecuentes
- ¿Puedo pausarla en vez de borrarla ("ya no viene pero por si vuelve")? → No tenemos una figura de "pausada" para clientas. Si no quieres borrarla, simplemente déjala en su ficha y no la contactes. No te está contando para planes ni límites.
- ¿Puedo borrarla y conservar solo el historial numérico (ej. "una clienta se hizo X servicios")? → Sí, eso es exactamente lo que pasa. El historial numérico y los importes se quedan; su identidad (nombre, contacto) desaparece.
- Me equivoqué borrando una clienta — ¿hay forma de recuperarla? → No. Por eso el botón pide confirmación. Si la borraste por error, tendrás que crearla otra vez de cero (pedirle sus datos nuevamente). El historial de citas pasadas no se "re-vincula" automáticamente — ese historial queda como "Cliente eliminado".
- Una clienta me pide borrado y todavía me debe dinero de servicios pasados → Legalmente puedes retener temporalmente los datos para resolver la deuda (interés legítimo) y borrarlos tras el cobro. Escríbele confirmando que has recibido la petición y que se ejecutará tras resolver el pago pendiente. Documéntalo por WhatsApp/email.
- Una clienta pide borrado pero tiene señal pagada por una cita futura → Resuelve la señal primero (reembolso o servicio), luego borra. Así no queda lío financiero.
- ¿Tengo que avisar a mi equipo de que se borró? → No se envía notificación automática a tu equipo. Si es una clienta VIP habitual o puede haber confusión, coméntalo tú.
- ¿La clienta puede verificar que su borrado se ha hecho? → Como dueña tú eres su interlocutora. Tu palabra (en WhatsApp o email) es la confirmación. Si ella quisiera una verificación formal desde Waicita, podemos emitir un justificante — escríbenos.
Problemas comunes
- El botón "Eliminar" no aparece → Solo las cuentas con permiso pueden borrar clientas. Si entras como Profesional, no tienes ese permiso (solo edita lo básico). Como Recepcionista o Propietaria sí. Si eres propietaria y aun así no lo ves, refresca la página o escríbenos.
- Pulso "Eliminar" y no pasa nada → Refresca. Si sigue sin funcionar, vacía caché o prueba otro navegador. Si persiste, escríbenos con el nombre de la clienta.
- La clienta borrada sigue apareciendo en mi lista → Puede tardar unos segundos en refrescar. Recarga la página. Si pasados 2-3 minutos sigue ahí, escríbenos.
- En el historial veo "Cliente eliminado" pero quiero recordar quién era → No se puede recuperar. Si realmente lo necesitas por un caso concreto (ej. problema legal, reclamación), escríbenos — en algunos casos podemos ayudar a reconstruir el contexto desde registros técnicos internos.
- Me pide borrado alguien que no es clienta nuestra → A veces pasa con errores de identidad. Pídele tu ficha de clienta (su nombre y teléfono). Busca en Clientas. Si no aparece, responde educadamente "no consta que te tengamos registrada". No tienes nada que borrar — ya no existe.
¿Te sigue atascando?
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