En una frase
CSV y Excel (XLSX) son los más fiables — tienen estructura clara y el parsing acierta casi siempre. PDF con texto funciona bien. PDF escaneado y fotos de libreta también, pero la calidad depende de la imagen. JSON y TXT estructurado también se entienden.
Ranking de formatos por fiabilidad
1. CSV — el mejor
Por qué funciona: es el formato que nativamente usan casi todos los sistemas de reservas (Fresha, Booksy, Treatwell, Planyo, Squire exportan a CSV). Las columnas están separadas por comas o punto y coma, sin ambigüedad.
Recomendado si: vienes de otra herramienta y puedes exportar datos.
Trucos:
- No hace falta que las columnas se llamen como espera Waicita. La IA identifica "Tel", "Móvil", "Phone", "Teléfono móvil" como teléfono.
- No hace falta reformatear teléfonos. "612 34 56 78", "+34612345678", "(+34) 612.34.56.78" — todos se normalizan.
- Puede tener columnas extra que no te sirvan. La IA las ignora y tú solo confirmas lo que importa.
2. Excel (XLSX) — muy fiable
Por qué funciona: estructura de celdas clara, sin ambigüedad. Procesado igual que CSV.
Recomendado si: tienes los datos en hojas de cálculo propias (agendas en Excel, listas de clientas en Google Sheets exportado, etc.).
Trucos:
- Si tu Excel tiene varias hojas, sube la hoja que quieres importar (Excel → Guardar como → CSV de esa hoja concreta) o dinos qué hoja usar cuando subas el XLSX.
- Si la primera fila no son cabeceras (nombre, teléfono, email) sino un título, tendrás que editar la tabla preview para descartarla. Lo normal: primera fila = nombres de columna.
3. PDF con texto — fiable
Por qué funciona: si el PDF tiene texto real (no escaneado), la IA lo lee como texto plano y entiende las relaciones entre campos.
Recomendado si: tu anterior sistema te dio una "lista de clientas" en PDF, o tienes facturas/listas generadas en PDF con texto.
Trucos:
- Un PDF tipo tabla (con filas y columnas) funciona mejor que un PDF tipo lista (cada clienta como párrafo).
- Si el PDF tiene muchas páginas, divídelo si hace falta para no pasar de 200 registros por tanda.
4. PDF escaneado (OCR) — depende de calidad
Por qué funciona: la IA usa OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir la imagen en texto.
Recomendado si: tu única fuente es un PDF escaneado (agendas viejas, libretas fotocopiadas).
Trucos:
- Escaneado en alta resolución (300 dpi mínimo) funciona mejor que fotocopias oscuras.
- Evita manchas, rayones, sombras.
- Si el texto está escrito a mano (no impreso), la fiabilidad baja bastante.
5. Foto de libreta — para cuando no hay otra cosa
Por qué funciona: la IA interpreta fotos con OCR igual que PDFs escaneados.
Recomendado si: tu sistema era una libreta en papel y no tienes otra cosa.
Trucos:
- Buena luz, sin sombras ni reflejos.
- La libreta plana, no curvada por el lomo.
- Una página a la vez — hazlas una a una si son muchas.
- Letra legible. Si tu letra es difícil incluso para ti, la IA va a sufrir.
Espera un poco más de corrección manual — normalmente entre 10-20 % de los registros necesitarán un retoque tras el preview.
6. Pegar texto (sin fichero)
Por qué funciona: si copias el texto desde cualquier fuente (un email, un WhatsApp, un chat), la IA lo entiende.
Recomendado si: no puedes descargar el fichero original pero sí tienes el texto al alcance.
Trucos:
- Funciona con texto en forma de lista (una línea por clienta) o en forma de tabla (tabulaciones/comas).
- El número de registros se sigue limitando a 200.
Qué formatos NO funcionan bien
- PDF protegido con contraseña: la IA no puede abrirlo. Quítale la protección antes.
- PDF muy gráfico (ej. folletos con gráficos ocupando la mayoría del espacio, con poco texto): el OCR se pierde.
- Imágenes muy oscuras o borrosas: se puede intentar pero los errores serán muchos.
- Ficheros .DOC o .DOCX: no soportados directamente. Guárdalos como PDF primero y prueba.
- Bases de datos (.SQL, .DB, .MDB): no soportados. Exporta a CSV desde tu sistema.
Qué columnas/datos detecta la IA
Clientas: nombre, apellido, teléfono (móvil o fijo), email, fecha de nacimiento, género, NIF/DNI, dirección, notas de texto libre.
Servicios: nombre, duración (en minutos), precio, descripción, categoría.
Citas: nombre del cliente, servicio, profesional, fecha, hora, duración.
Si en tu fichero hay columnas que no encajan con ninguno (ej. un ID interno de tu sistema viejo), se ignoran al importar.
Casos frecuentes
- Mi CSV tiene caracteres raros (ñ como "?", acentos mal) → Suele ser problema de encoding. En Excel, guarda como "CSV (UTF-8)" — eso respeta caracteres españoles.
- Mi Excel tiene fórmulas y al exportarlo a CSV aparecen #REF! o fórmulas literales → Pega valores antes de exportar: selecciona todo, copia, pega especial → solo valores.
- Mi Excel tiene fotos de perfil de las clientas → Las imágenes no se importan. Solo los datos de texto. Las fotos de cliente se añaden manualmente desde la ficha de cada una.
- Mi PDF es una factura con una línea por clienta → Súbelo. La IA intentará extraer los datos. Si falla, prueba a hacer una foto del PDF o copia-pega el texto.
- Tengo datos en 3 ficheros distintos (uno por año) → Súbelos uno a uno. Cada subida es una "tanda" independiente. Los duplicados por teléfono se detectan automáticamente entre tandas.
Problemas comunes
- "La IA no entiende qué columna es el teléfono" → Asegúrate de que el CSV tiene alguna cabecera razonable ("Tel", "Móvil", "Phone", "Teléfono") o que los valores tienen formato de teléfono (9+ dígitos, con o sin +34). Si no, puedes editar en el preview y marcar manualmente qué columna es.
- "La IA se inventa datos que no están en el fichero" → No debería, pero si ves valores raros en el preview (teléfonos que no reconoces, nombres con caracteres extraños), no confirmes. Cancela el import, revisa el fichero original y vuelve a subirlo.
- "Me sale error: 'El archivo es demasiado grande'" → Ficheros de más de 10 MB no se aceptan. Normalmente ocurre con PDFs con imágenes. Divide el PDF por páginas y sube una a una.
¿Te sigue atascando?
Si te lías con algo, respóndenos por WhatsApp. Estamos aquí.