En una frase
Waicita no se sincroniza automáticamente con tu sistema anterior. Lo más sensato es mantener los dos sistemas en paralelo durante una o dos semanas, avisar a tu clientela, y cerrar el viejo cuando estés segura de que no queda nada.
Antes de empezar
- Un día tranquilo para hacer la importación inicial.
- Una cuenta de WhatsApp para avisar a tu clientela.
- Decisión: cut-over limpio (día concreto) o transición lenta (1-2 semanas con ambos activos). Te recomendamos la segunda.
Paso a paso — la transición recomendada (1-2 semanas en paralelo)
Día 1 — Lunes, importación inicial
- Exporta clientes, servicios y citas próximas de tu sistema viejo.
- En Waicita, Importar, sube los archivos uno a uno (primero clientes, después servicios, por último citas — ese orden es importante).
- Revisa que todo esté bien: ¿aparecen tus clientas en la ficha? ¿Tus servicios? ¿Las citas en la agenda?
Días 1-7 — Los dos sistemas activos
- Tu sistema viejo sigue funcionando. No lo cierres aún.
- Tu Waicita también está activo — con WhatsApp conectado y la web de reservas pública.
- Empieza a redirigir poco a poco:
- Manda un WhatsApp a tu clientela: "Hola, a partir de hoy puedes reservar tu próxima cita aquí: [tu enlace de Waicita]. Las citas que ya tenías siguen intactas."
- En redes sociales, pon el nuevo enlace.
- Si alguien llama, le dices el nuevo canal.
- Durante estos días, si alguien reserva en el sistema viejo, anótalo en Waicita a mano (una o dos citas al día, es asumible).
- Revisa cada mañana si hay citas nuevas en el sistema viejo que no estén en Waicita.
Día 7-14 — Cierre progresivo
- Cuando veas que casi toda la clientela ya te reserva por Waicita, programa el día de cierre del sistema viejo.
- Haz una última exportación de citas futuras del viejo por si alguien coló una reserva en el último momento.
- Cierras el sistema viejo (cancelas suscripción o desactivas el booking). Avisa por WhatsApp: "A partir de hoy, solo reservamos por aquí.".
- Durante unos días, si alguien pregunta "pero yo reservé en [sistema viejo]", le buscas la confirmación que tenga, creas esa cita en Waicita manualmente.
Qué NO pasa automáticamente
Para ser claras:
- ❌ No hay sincronización bidireccional. Si una cliente cancela en el sistema viejo después de que tú importaste, Waicita no se entera — esa cita sigue en tu agenda hasta que la canceles tú a mano.
- ❌ Si tú cancelas en Waicita, el sistema viejo no se entera. Durante la transición, ojo con no tener dos versiones contradictorias de la misma cita.
- ❌ No hay deshacer-importación. Si importas un lote de citas y algo salió mal, tienes que borrar a mano desde la agenda. No hay botón "revertir".
Cut-over rápido (no lo recomendamos, pero es posible)
Si prefieres hacer un cambio limpio en un solo día:
- Un domingo (o el día más tranquilo): haz la exportación final del sistema viejo e importa todo en Waicita.
- Al momento, cierras el sistema viejo.
- Manda un WhatsApp masivo a tu clientela con el nuevo enlace.
- Durante los siguientes 2-3 días, revisa si alguien aparece diciendo "pero yo reservé" — probablemente reservó después de tu última exportación. Crea esas citas manualmente.
Riesgo: si alguien reservó en el viejo sistema después de que tú cerraras, esa cita se pierde y hay que recuperarla a mano. Por eso preferimos la transición lenta.
Casos frecuentes
- ¿Cuánto tiempo de solape es razonable? → 1-2 semanas para la mayoría. Si tu clientela es muy fiel y escribe por WhatsApp, podrías hacer un cut-over en días. Si dependes de tráfico nuevo y de Google, mejor dos semanas para dar margen.
- ¿Pueden pagar la señal durante el solape? → Si tenías señal activada en el sistema viejo, ese cobro lo siguen procesando ellos. En Waicita, las señales arrancan desde el momento en que conectes tu pasarela de pagos.
- ¿Y si mi clientela se confunde con dos sistemas? → Poco probable si avisas claro. Comunica: "A partir de hoy, reservas nuevas aquí. Tus citas ya hechas siguen intactas y las gestionaremos normal."
- ¿Waicita me ayuda con la comunicación a clientes? → Tienes textos sugeridos y ejemplos en la sección Marketing. Si quieres que los revisemos antes de enviar, escríbenos.
Problemas comunes
- "Dos clientes me dicen que reservaron y no los tengo en Waicita" → Probablemente reservaron en el sistema viejo después de tu última importación. Pídeles el día/hora, créalas a mano en Waicita y ya está.
- "Tengo una cita duplicada (una en el viejo y otra en Waicita)" → La cancelas en una de las dos plataformas. Si es durante el solape, mejor cancelarla en el sistema viejo para simplificar.
- "Ya cerré el sistema viejo y ahora me escribe alguien que tenía cita" → Si todavía tienes el archivo de exportación final, búscala ahí, créala en Waicita. Si no, pídele al cliente que te confirme el día y la hora.
Consejo final
La tentación de hacer un cut-over limpio en un día es real — quieres dejar atrás el sistema viejo cuanto antes. Pero la transición lenta te evita sorpresas. Una semana extra con dos paneles abiertos es un precio pequeño por no perder ninguna reserva.
¿Te sigue atascando?
Si te lías con algo, respóndenos por WhatsApp. Estamos aquí — este es el momento más delicado de la migración, así que no te cortes en preguntar lo que sea.