En una frase
Editar es fácil: abres la ficha, pestaña Perfil, cambias lo que sea y guardas. Borrar es más delicado: hay un proceso formal de 30 días para respetar la ley, con una confirmación expresa antes de activarlo.
Antes de empezar
- Editar: ningún requisito — son cambios reversibles.
- Borrar: saber bien qué se va y qué se queda (lo explicamos abajo). Una vez se activa la eliminación, no se puede deshacer fácilmente.
Paso a paso — editar un cliente
- En Clientes, abre la ficha.
- Pestaña Perfil.
- Edita lo que necesites:
- Nombre y apellidos.
- Teléfono (si cambia, se normaliza al formato internacional automáticamente).
- Email.
- Fecha de nacimiento.
- Género, NIF, dirección, ciudad, CP, provincia.
- Notas para tu recepcionista (las que lee antes de atender).
- Notas privadas (las que solo ves tú).
- Pulsa "Guardar".
Si editaste el teléfono: las conversaciones antiguas de WhatsApp no se pierden — siguen enlazadas al número viejo como archivo. Los mensajes nuevos usarán el número nuevo.
Paso a paso — borrar un cliente (RGPD)
Borrar un cliente de Waicita es un derecho suyo (art. 17 del RGPD — "derecho al olvido"), y hay un proceso formal pensado para que no haya errores:
- Ve a Privacidad en tu panel (o desde la ficha del cliente, enlace a privacidad).
- Pulsa "Solicitar eliminación de cuenta" (si es tu cliente quien lo pide, este proceso lo inicia él desde su lado; si lo estás haciendo tú en su nombre porque te lo pidió, usa la misma vía).
- Sale un modal de confirmación. Pide que escribas literal "ELIMINAR MI CUENTA" — esto es a propósito, para evitar borrados accidentales.
- Una vez confirmas, la solicitud queda registrada.
- Se envía un email al cliente diciendo que hemos recibido su petición y que se procesará en máximo 30 días.
- Durante esos 30 días, nosotros procesamos el borrado. Al terminar, el cliente recibe otro email: "Tus datos han sido eliminados".
Qué se borra y qué se queda
Se borra (no queda nada)
- Su perfil: nombre, apellidos, teléfono, email, dirección, fecha de nacimiento, NIF.
- Todas sus notas (las de tu recepcionista y las privadas).
- Sus familiares.
- Sus conversaciones de WhatsApp contigo (según la política de retención del canal).
- Sus servicios preferidos, sus flags, sus sellos.
Se guarda (por obligación legal)
- Facturas emitidas a su nombre: por la ley fiscal española, tenemos que conservarlas durante 5 años desde el cierre del ejercicio. No es decisión nuestra — es requisito de Hacienda.
- Datos fiscales mínimos asociados a esas facturas (razón social o nombre, NIF). No se puede separar una factura de la identidad sin romper la validez legal.
- Log de auditoría de la eliminación: registramos que se borró, cuándo, a petición de quién. Sin datos personales, solo el acto.
Las citas pasadas
Aquí hay que ser claros: las citas históricas quedan en nuestra base de datos como registro interno, pero sin datos personales. Tu agenda histórica sigue mostrando que hubo citas en esos huecos, pero sin el nombre del cliente. Esto es necesario para tu propia auditoría fiscal y para que las estadísticas de tu negocio no se rompan.
Si quieres un borrado más estricto de tu histórico interno (eliminar también las referencias a citas pasadas), escríbenos a privacidad@waicita.com — se estudia caso a caso.
Derechos adicionales del cliente
Además del borrado, el RGPD da a tu cliente otros derechos. Para cualquiera de ellos, que escriba (o escribe tú por él) a privacidad@waicita.com. Contestamos en máximo 30 días:
- Acceso — te damos copia completa de sus datos.
- Rectificación — corregimos datos que no son correctos.
- Portabilidad — le damos sus datos en un formato que pueda llevarse a otra plataforma (CSV estándar).
- Oposición — que dejemos de procesar sus datos con un fin concreto (ej. dejar de enviar campañas).
Casos frecuentes
- Mi cliente me pidió por WhatsApp que le borre los datos → Lo diriges al proceso formal de "solicitar eliminación" desde su enlace de privacidad (o, si no tiene cuenta propia y tú gestionas su ficha, lo inicias tú en su nombre con el mismo formulario). El email que reciba al registrar la solicitud es la prueba formal de que pidió el borrado.
- ¿Puedo borrar yo un cliente sin que me lo haya pedido? → Técnicamente sí, desde tu panel. Pero legalmente conviene tener registrada la petición de su parte, sobre todo si es una baja conflictiva. Si la relación es limpia (p. ej. se muda de ciudad), el procedimiento formal vale igual.
- ¿Y si es un cliente con muchas citas pasadas? → Da igual cuántas tenga. Los datos personales desaparecen; las citas quedan como registro interno anónimo.
- ¿Cuánto tarda el borrado de verdad? → Máximo 30 días. En la práctica suele ser más rápido, pero no prometemos un plazo exacto porque lo hace una persona humana de nuestro equipo.
- ¿Puedo deshacer un borrado si mi cliente cambia de opinión? → Solo si lo notamos antes de procesar la solicitud. Una vez procesada, los datos ya no están. Si tu cliente cambia de opinión, tiene que registrarse de nuevo.
- ¿Qué pasa si entre la solicitud y el borrado mi cliente tiene una cita? → La cita se celebra normal. El borrado se ejecuta al final del plazo. Si no quieres esperar, pide a tu cliente que te lo diga y aceleramos el proceso.
Problemas comunes
- "No encuentro el botón de solicitar eliminación" → Está en la sección de Privacidad del panel. Si no lo ves, el cliente tiene que entrar con su propia cuenta (cuando la tenga), no desde la ficha de dueña. Si solo gestionas tú la ficha, escríbenos y te indicamos cómo proceder.
- "Quería editar solo el teléfono y se me borró" → Editar y borrar son botones distintos, en lugares distintos. Editar es automático al guardar; borrar requiere confirmación con texto expreso. No se puede confundir por error.
- "Borré un cliente y sus facturas siguen en mi panel fiscal" → Correcto. Las facturas no se borran por ley. Si un inspector te pide justificantes fiscales de hace 3 años, las necesitas.
Lo que no prometemos (honestidad)
- No prometemos plazos concretos ante una brecha de seguridad. Si ocurriera, cumpliríamos la ley (el RGPD da 72 horas para avisar a la autoridad), pero no inventamos aquí un plazo distinto.
- No tenemos un "estado intermedio" de datos anonimizados todavía. Un dato existe (con tu información o sin ella para las citas históricas) o no existe. No hay grises.
¿Te sigue atascando?
Si te lías con algo, respóndenos por WhatsApp. Y para cualquier tema de privacidad o derechos RGPD, escribe a privacidad@waicita.com — tenemos un humano detrás y 30 días máximo para responder.