En una frase
Abres la cita, pulsas "Cancelar", eliges si avisas por WhatsApp y/o email, puedes añadir un mensaje personal, y guardas. Si había señal, la devolución es decisión tuya caso a caso.
Antes de empezar
- Tener clara la razón para poder comunicarla bien a tu clienta.
- Si la cita tenía señal cobrada, saber qué vas a hacer con ella: devolver entera, parcial, o quedártela según tu política.
- Si la clienta ya ha cancelado varias veces, asomarte a su ficha antes: si hay más de 3 no-shows, Waicita te marca un flag de aviso que merece la pena revisar.
Paso a paso
- Entra en Agenda y haz clic en la cita.
- En el modal, pulsa "Cancelar".
- Se abre un segundo modal con opciones:
- Mensaje personalizado (opcional) — texto libre para decirle por qué. Si no pones nada, va el mensaje estándar.
- Notificar por WhatsApp (toggle) — pre-marcado si tu clienta tiene teléfono. Se envía a través de tu recepcionista.
- Notificar por email (toggle) — pre-marcado si tu clienta tiene email.
- Pulsa "Confirmar cancelación".
La cita pasa a estado cancelada (fondo rojo en la agenda). No se borra — queda en el historial de la clienta para que sepas que existió.
Qué ve tu clienta
Un WhatsApp corto tipo:
"Hola Ana, tu cita del viernes a las 17:30 para Corte + tinte queda cancelada. [Tu mensaje personalizado si lo pusiste]. Si quieres, reserva otro día aquí: [link a tu web]."
Si además activaste el email, le llega también una versión escrita.
Qué pasa con la señal si había
Waicita no devuelve la señal automáticamente. Tú decides caso a caso.
- Si quieres devolver la señal (la cancelación es por tu parte, error, etc.) → entra en tu panel de pagos y haz el reembolso desde ahí. Ver ¿Cómo hago un reembolso?.
- Si no quieres devolver (la clienta canceló tarde, fuera del plazo de tu política) → no hagas nada. La clienta ya aceptó esa política cuando pagó, y lo sabe.
- Si quieres devolución parcial → el reembolso en tu panel de pagos admite un porcentaje. Cualquier opción, tuya.
No pretendemos automatizarlo todavía — el "devolver sí o no" es una decisión tuya que casi siempre tiene matices. Podemos avisarte, no decidir por ti.
Casos frecuentes
- ¿Puedo cancelar y ofrecer mover a otra fecha en el mismo paso? → No. Son dos acciones separadas. Primero cancelas, después si tu clienta responde por WhatsApp diciéndote un día nuevo, creas una cita nueva con ella.
- ¿Y si la clienta es la que cancela desde su WhatsApp? → Si se lo dice a Xintia por WhatsApp, Xintia reconoce la intención y cancela directamente. Te lo apunta como "cancelada por la clienta" en el historial, con el motivo si lo dio.
- ¿Las cancelaciones cuentan para algo? → Sí. Si una misma clienta acumula más de 3 no-shows o cancelaciones tardías, Waicita le pone un flag de aviso. La próxima vez que intente reservar, te lo señala — tú decides si le pides señal más grande o si la aceptas igual.
- ¿Puedo cancelar varias citas a la vez? → Si es porque cierras un día, usa el bloqueo de día entero y te cancelamos todas las citas de ese rango de una (ver ¿Cómo bloqueo un día entero?). Si son sueltas de días distintos, de momento se cancelan una a una.
- ¿La clienta puede reservar otra cita después de que yo cancele la suya? → Sí, sin problema. Una cancelación en su historial no la bloquea — solo es un dato.
Problemas comunes
- Pulsé "Cancelar" sin querer → Las cancelaciones no se pueden deshacer con un botón. Tienes que crear una cita nueva con la misma clienta a la misma hora. Los datos del historial no se recuperan, pero la agenda sí.
- A mi clienta no le llegó el aviso → Comprueba que WhatsApp está "Conectado", que la clienta tiene número guardado, y que no está en modo "no recibir promociones" (los avisos de cambios sí van aunque esté en ese modo, pero conviene revisar).
- "No se puede cancelar esta cita" → Ya estaba cancelada, completada o reprogramada. Los estados finales no se tocan.
- El mensaje que escribí llegó truncado → Los mensajes tienen un límite de caracteres del canal. Si te pasas, se corta. Sé breve (2-3 líneas son más que suficiente).
¿Te sigue atascando?
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